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2018年1月3日 星期三

給不出完整SOP 不如告訴員工:我要什麼+我要這個做什麼




年底想請專業清潔公司,給雲飛做個大掃除,所以請助理上網找三間新竹的清潔公司,做個比價表給我。

助理認真地做了一個表格,欄位包括清潔公司名稱、價錢、網址、電話。三間價錢平均下來花費幾乎一樣,所以我看了這表格,還真的不知道要怎麼決定請哪間。

說真的是我自己沒講具體,我說「比價」,助理當然會做價格比較表,她的工作成果並沒有問題。

如果是第一年請助理的我,就會看著助理碎碎念:「你給我這個沒有用啊!就不會站在老闆的角度多想一步嗎?應該要找些網路評價來幫助我判斷吧?」(在此跟我的第一二位助理說抱歉,當時我還真的不懂要怎麼帶助理做事啊!)

現在的我稍微沈得住氣一點了,所以看了那張表格,內心吸了三口氣之後,穩穩地跟助理說:「我問你喔!如果今天是你家自己要請清潔公司來打掃,有家人做了這張表,要你選一間,你會怎麼選?」

助理笑了一下,她說她再上網查一下,我想她應該是懂我意思了,要再去找些網路評價來比較。

後來她很快就找出其他使用者分享過的心得,還自己給每間公司標註了五顆星、四顆星的評價,我簡單看了一下,就決定相信助理的判斷。清潔公司已經來打掃了,整體服務我覺得很滿意,助理任務完成。


主管指令大原則:我要什麼+我要這個做什麼


從這件小事情,我學會了一件事:交代工作時除了講「我要什麼」,還要講「我要這個拿來做什麼」。

我只講了我要比價表,自己以為助理就會明白,我是要看比價表來決定請哪間清潔公司,其實助理只想著把「做比價表」這個任務完成,而她真的也把我要的東西做出來了,但是那張比價表對我沒有立即幫助。

如果我交代工作時多講一句:「我需要看你的比價表,來決定年底我們要請哪間清潔公司來打掃」,那麼助理做完之後就會想一想「比出來價錢都一樣耶!那是不是要再找一些資料,主管看完才能決定?」

如果我還能更具體一點,直接把我需要比的項目都講清楚,比如清潔公司預估的所需時間、哪一間能夠配合我們的時間、網路評價等等,這樣助理做出來的表格,就會更接近我要的。

只是我們新創的小公司,很多事情都是第一次,小到連請清潔公司這件事情都是第一次,根本沒有什麼標準化SOP。再說,每天交代助理幫忙的小事何其多,實在也沒有腦力把每件小工作的細項都鉅細彌遺地列出。

覺得與其告訴員工標準化SOP,我想還不如教他們如何用我的角度思考,畢竟只照著SOP工作,今天換個主題,把清潔公司換成幫公司採買印表機,他們搞不好就不會套用了。

而且我本身做事情也是一個不容易建立SOP的人,總是自己建立了一套之後,再瞬間把它打破,所以叫別人跟著我的SOP做事應該會把他們搞瘋掉。

因此這陣子我都是以「我要什麼+我要這個做什麼」這個大原則去交代工作,同時也訓練助理思考,他做出來的東西能不能夠讓我直接做出判斷,到目前為止效果還不錯。


職場新鮮人思考大原則:如果我是主管,這工作成果能直接產生幫助嗎?


很多職場新鮮人會私下抱怨主管要求多、愛挑毛病、怎麼做都不滿意,我自己二十幾歲的時候也半斤八兩,都以為自己很會,明明做得很好只是主管愛挑,其實現在自己成了經營者才知道,不知道當時的主管私底下對我嘆了多少氣,替我擦了多少屁股。

沒有主管真的喜歡一直碎碎念,我自己每次要挑助理毛病時內心也會掙扎一番:這要直接講嗎?還是要換個方式表達......?

那麼身為職場新鮮人,到底要怎麼做事才不會被挑毛病?

其實就是一個想法轉念:先假裝自己是主管,然後假裝收到自己這份工作成果,能對主管直接產生幫助嗎?

新鮮人可能會覺得很難,覺得自己如果都能夠做到多想一步,那自己去當老闆就好了。其實這沒有想像中的難,像我自己會交給助理做的事情,通常是我知道他能力所及能夠完成,而我又沒有時間親自做的事情。真正難解決、牽涉到公司重大決策的事情,我也不會交給助理做,因為可想而知會花很多時間又做不到我要的效果。 

以本文開頭那個找清潔公司的例子來說,助理只要在把比價表交給我之前,自己先想一下「如果我是老闆,看到這張比價表能夠馬上決定嗎?」其實馬上就能知道她還需要查點資料。 

總結來說,就是雙方都為對方多想一步。主管先解決員工心中可能會有的問號「叫我花時間做這個工作,要拿來做什麼?」而員工先考量「主管看到這份工作報告時,能夠馬上產生幫助嗎?」雙方這個默契建立起來,工作上很多來來回回的無產值溝通,就能夠大幅減少了。



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