收到演講、工作坊課程的邀約,是不是都要來來回回討論好多次,才能定下所有細節?之前只要是「第一次邀請的單位」跟我聯絡,訊息來回加總,大約都要花掉1小時左右,公家單位的演講鐘點費又不多,這樣時間成本算起來真的效益很低。
敲定演講要討論的項目很多:演講主題、時間、形式、聽眾組成、聽眾人數、邀請單位對演講的期待等等。
初期開始接演講,很常出現的討論過程是:
游老師您好,我們是XXX學校,想邀請您來幫我們做一場師資訓練課程,時間大約在X月,不知道老師什麼時候比較方便?長期看您的部落格,很欣賞您的XXX,希望能收到您的回覆。
我必須說,這樣的邀請信已經算是蠻不錯的了,至少有講出為什麼要請這位講者(長期看部落格,欣賞他的XXX),更多的單位是直接說要消化預算,那看了實在讓人覺得沒有再談下去的意願。
不過可以想一下,上面這封信一來,接下去我們要怎麼討論?我給三個週間的時間,結果他們要的是週末;我給三個主題,結果他們心裡明明就有更想要的主題;我想用分組課程的形式,結果他們說只能在大講堂不能分組。
每個問題都要來回信件一次,不是超麻煩嗎?
更麻煩的是,如果沒有一個清單模板,很多細節我們會忘記確認:
到了現場才發現桌椅不能分組移動
投影線路複雜,講師的筆電能順利投影(很多學校從沒接待過自備筆電的講者)
學校預設可以錄影給缺課學生看,但講者並不想被錄影,結果現場很尷尬
學校預設簡報檔案一定會給學生,但講者根本沒有要給,結果學生很失望
演講當天急忙要老師簽收+現場填銀行帳號
(不能先問好幫講者填好嗎?現場開網銀抄寫真的很忙亂)
演講後還要把車票領據寄回給學校超級麻煩
(可以提醒講者高鐵票先買來回的申請購票證明,就省了這個步驟)
去年年初起,我自己在Notion上面建立了一個演講/工作坊前置作業討論表單,邀請信件一來,我就先把Notion表單複製一份,雲端連結丟過去給邀請方,請他們先填,我們再談後續。
因為有些邀課單位負責人完全沒用過Notion,我還請雲飛小助理錄了一個簡單的Notion教學影片。
去年邀過課的學校單位,溝通紀錄就都在這邊,往後想要回顧也很方便。
前兩天看到蔡淇華老師這篇文章,又看到林怡辰老師補充分享的邀約信模板文,提醒了我其實這個表單可以分享出來,邀請方拿去改,把需要確認的細節「一次問完」,減少訊息來回互相打擾的次數;被邀請方也拿去改,以後被邀請時先丟這個表單過去,你只要等對方填完再來判斷要不要接案就好。
因為不一定大家都有Notion帳號,我就把內容放下面,各位自己複製貼上到慣用的雲端軟體就好,強烈建議用雲端軟體,不要寄word檔,下載存檔再附加檔案的時間也是可觀的時間,如果要改三次你不就要重來三次,太耗費人生了!
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您好,我是游皓雲Yolanda Yu,首先謝謝貴單位的邀請,讓我有機會能為貴單位提供服務。
為了加速課程/演講的規劃和準備,把我們寶貴時間留給課程設計和招生,我準備了這份表單,請您花8-10分鐘填一下,可以為我們之後的溝通省下1-2個小時。
若不知道如何編輯這個Notion頁面,請看這個影片說明:https://youtu.be/wGMaSkxpAHM
編輯此頁面請盡量量使用電腦,手機介面會不太好操作,Android手機的話請按下面截圖紅色螢光筆的edit。
填好之後,我們隨時可用Line或FB聯絡,討論後續事宜。
再次感謝您們的邀約!
游皓雲Yolanda Yu
講者(游皓雲)簡歷請參考下面連結
(這裡放講者的網頁或部落格的「關於我」,或LinkedIn的網路履歷,主要就是把相關資歷都放上去,這樣開課單位要製作海報或寫報告時,不需要再跟講者要,講者就不會再被打擾。)
開課單位
請邀請方填寫貴單位/公司名________________
講者email:(附上講者自己的email)
預計開課主題
以下是2022年最新提供可開課選項,建議先從下面選項勾選,如有其他微調需求可以再討論
(學校單位對於講題通常沒有太精確的要求,與其開放式地討論,不如講者先列好幾個給對方選,這樣一來也不會不知不覺討論出一個自己沒講過的主題,又要花大量時間重新準備。以下是我自己今年提供給各單位的主題清單,供各位參考,您可以再改成您自己的版本)
[ ] 代表表單上的方形框框,給對方打勾勾選擇用。
針對一般大眾
[ ] 語言學習的規劃與方法[ ] 語言教師、補教職涯分享
針對語言老師(括弧裡面的就是講綱了,之後也不用再給)
[ ] 語言、補教老師的個人品牌&職涯規劃(目標設定、為什麼需要個人品牌、語言補教老師的五個職涯階段)
[ ] 家教事業系統化管理
(沒有系統化之前的混亂人生、招生資料、招生流程、學生溝通、學生離班的系統化)
[ ] 有效又有笑的課程活動設計
(四大活動設計方向、四個維持學生專心度的隱形技巧、現場演練、疑難排解)
[ ] 讓學生說不停的會話教學法
(先聽說、後讀寫的教學步驟示範、結合閱讀+會話的活動設計示範、現場演練、疑難排解)
[ ] 不講語法的語法教學
(語法教學的目的、語法教學的步驟示範、語法教學的活動設計方式、現場演練、疑難排解)
[ ] 零起點語言教學
(零起點教學的迷思、盲點、步驟示範、如何讓學生快速有成就感、現場演練、疑難排解)
[ ] 海外華語教學經驗談 (海外教學的面試、選擇、生活調適、工作管理、文化衝擊)
針對各領域老師通用(括弧裡面的就是講綱了,之後也不用再給)
[ ] 語言、補教老師的個人品牌&職涯規劃(目標設定、為什麼需要個人品牌、語言補教老師的五個職涯階段)
[ ] 家教事業系統化管理
(沒有系統化之前的混亂人生、招生資料、招生流程、學生溝通、學生離班的系統化)
[ ] 補教事業開創&經營心法
(什麼情況適合立案、如何決定地點、立案流程、費用預算、人事管理規劃、招生觀念建立)
[ ] 有效又有笑的課程活動設計
(四大活動設計方向、四個維持學生專心度的隱形技巧、現場演練、疑難排解)
預計課程目標
請問貴單位希望透過此課程,達成怎麼樣的效果?請盡量列點具體描述,以針對需求設計:
(講者可以從這邊判斷這個邀約是否適合接下來,如果邀請方列出的目標都模糊不清,或是很明顯是沒有對講者做過功課,這邊就可以看得很明顯。)
因課程/演講著重現場互動,為求學習效果,建議不提供課前講義,但課後請學員填寫回饋問卷後,會提供PDF文字重點檔案(不方便提供完整PPT)
[ ] 同意
[ ] 不同意
(醜話先講在前頭,才不會演講前三天突然被要求給檔案,又覺得不舒服)
尊重講師開發課程的智慧財產權,實體課/線上課皆不開放錄影。若希望提供錄影回放給學員或另作銷售使用,錄影部分講師費用將分開計算,請問同意嗎?
[ ] 同意
[ ] 要再跟主管討論看看
(也是很重要的醜話先講在前頭,我碰過很多次到了現場才發現有攝影機的,也不知道他們錄起來要做什麼用,現場才要討論這件事情雙方都尷尬。
遇過幾個堅持要求要錄影的單位,那我就在這邊打住,這個底線我不想放寬。請他們去找願意被錄影的講者吧!
至於線上演講就真的比較難預防聽眾用螢幕錄影,只能看開。至少我會要求開課單位不能錄影,或者直接用我自己的zoom付費帳號來開會議室,就由我這邊控制。)
預計開課形式
[ ] 實體課程(會有現場演練+分組討論,以檢驗學習效果)
[ ] 線上課程(會有現場演練+分組討論,以檢驗學習效果)
[ ] 實體演講(無現場演練、可能有簡單的分組討論)
[ ] 線上演講(無現場演練、可能有簡單的分組討論)
預計課程時數
[ ] 1小時(僅接受線上演講)
[ ] 2小時(僅接受線上課程或演講)
[ ] 3小時(實體線上、課程演講皆可討論)
[ ] 4小時(實體線上、課程演講皆可討論)
[ ] 5小時(實體線上、課程演講皆可討論)
[ ] 6小時(實體線上、課程演講皆可討論)
[ ] 7小時(實體線上、課程演講皆可討論)
[ ] 8小時以上(實體線上、課程演講皆可討論)
預計開課日期
[ ] 2022年1月
[ ] 2022年2月
[ ] 2022年3月
[ ] 2022年4月
[ ] 2022年5月
[ ] 2022年6月
預計開課時段(以下為台灣時間)
[ ] 平日早上(週一較有可能安排)
[ ] 平日下午(週一較有可能安排)
[ ] 平日晚上(週一較有可能安排)
[ ] 週日早上
[ ] 週日下午
[ ] 週日晚上
預計招收學員對象
[ ] 一般社會大眾
[ ] 企業內部講師
[ ] 語言老師
[ ] 華語老師
[ ] 各領域講師
[ ] 華語師資班學員
[ ] 語言中心內部培訓
[ ] 大學學生(若為特定科系或有特殊學習目標請註明____________)
[ ] 高中學生
預計招收學員人數
[ ] 1-10人
[ ] 11-20人
[ ] 21-30人
[ ] 31-40人
[ ] 41-50人
[ ] 51-75人
[ ] 76-100人
[ ] 101-200人
[ ] 201-300人
[ ] 301人以上
本課程/演講需要給學員打成績嗎?
[ ] 需要
[ ] 不需要
為了學習效果,課前會需要請參加者填寫課前問卷,請問方便轉發,或將問題加入報名問卷中嗎?
[ ] 可以
[ ] 有困難
希望能列入報名問卷中的問題如下
- 請問您目前服務單位
- 請問您主要的教學領域/科目
- 請問您的教學年資大約為:0-2年、3-5年、6-10年、11年以上
- 針對課程/演講主題,您目前感到最有困難的部分是
- 您最希望透過本課程/演講學習到的是
- 有什麼事情希望在課前讓講師知道,以便加入課程/演講設計的嗎?歡迎留言
- 講師(游皓雲)的個人部落格,已有大量教學、語言學習相關文章,歡迎在課前先來閱讀暖身:http://www.yuhaoyun.world/
如為線上演講或課程,請填寫以下項目
請問講師可以自行選擇視訊平台嗎?
(為了方便白板註記、分組討論,達到最理想的教學效果,首選使用zoom)
[ ] 可以
[ ] 我們單位有指定的軟體,必須用google meet
[ ] 我們單位有指定的軟體,必須用teams
[ ] 我們單位有指定的軟體,必須用webex
[ ] 我們單位有指定的軟體,必須用_________(其他,請填寫)
如為實體演講或課程,請填寫以下項目
為了學習效果,演講或課程都會分組,請問能否提供可移動桌椅分組的教室?
(若能附上教室照片更好)
[ ] 可以
[ ] 有困難
講師會自備筆電、轉接頭,請問教室投影設備為?
[ ] 投影機
[ ] 電視
[ ] HDMI轉接頭
[ ] VGA轉接頭
[ ] 有無線網路可投影
聯絡人資料
歡迎直接加我(助理)Line方便聯絡:
請留下您的資料
Line帳號(第一聯絡方式):
FB帳號(第二聯絡方式):
email(第三聯絡方式):
本課程鐘點費
每小時台幣:
交通補助:
住宿補助:
其他說明:
有任何關於課程/演講,需要讓講師先知道的細節嗎?歡迎補充在下面
講者形象照(如需製作課程文案歡迎使用)
(講者請在這裡放2-3張形象照,這樣之後就不用再傳檔案)
講者報帳資料、車號(如需提前預約停車位使用)
姓名:游皓雲
電話:
戶籍地址/通訊地址:
車號:
Paypal收款連結:(國外邀課單位匯款用)
存摺照片:
=====================================
以上就是我平常為自己和開課單位溝通,所做的系統化表單,去年執行一年,真的省了很多事,到現場後也比較不會有奇怪的突發狀況需要解決。
如果你有發現什麼可以增補在我這份表單上面的項目,讓它更完整,請留言給我,如果你用了這份表單覺得有幫助,願意讓我知道,我也會很開心。
以上內容分享給各位編修,希望邀請方和受邀方一起多用一點心,大家把心力放在創造更多美好的演講體驗,這些繁瑣的行政流程就越簡單越好。
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