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2024年1月2日 星期二

工作流程簡化再簡化

自己陷在一個情緒或狀態裡面的時候,就會覺得什麼都很重要,捨不掉。其實我們每天在做的工作流程,一直都有一大部分,是可以大幅簡化的,完全不做也沒關係。

以下我舉幾個各科老師應該都會遇到的情境當例子:



一、講義管理簡化

例如我以前都會覺得每堂課都要給學生學習單讓他們帶走,這樣練習才比較紮實。不知道為什麼以前受訓練的時候好多老師都會一直談學習單的設計,不就是那幾張講義嗎?

到我自己去外面上很多進修課程之後,那些講義我總是在房間堆它個一年,完全不會打開,年底大掃除再一一翻出來把它們丟掉,連語言課程的也是,我只會看自己的筆記和課本,完全不會看那些零散的講義,這樣為什麼要多此一舉把那些講義帶回家?

還不如一開始就不要拿,上課聽到有靈感的記下來,馬上就會去做了。

現在越來越多人都用數位筆記,語言課講義給學生電子檔就可以了,習慣紙本的同學可以自己去印出來,不用強迫每個人都要帶紙本回家,還要花時間去處理掉,浪費地球資源。

其實最一勞永逸的是直接出版成一本書,或者自己印成一本完整的講義,之後就直接用那套教就好,有更新的就把電子檔放在雲端分享給學生,雲飛的幾本課本出版之後,教室的列印機根本天天都在休假,列印紙買一包兩年用不完,非常省事。


二、簡報設計簡化

例如我以前會花很多時間去調整PPT每一頁的美觀設計,但其實上課的時候,每一頁停留在學生眼前就那幾分幾秒鐘而已,我們教的是語言又不是簡報設計,重點在人與人之間的互動,PPT只是互動的媒介之一,設計簡單乾淨有整體感就好,真的沒有太多人會在意那幾個字有沒有搭配好顏色,或照片大小有沒有調到完美。


三、課後溝通簡化

例如我在外面上語言課,有的老師會喜歡在課後用email寄一堆資料,其實語言課一週上2-3堂算很密集,學生真的沒時間一直去收那麼多信,下載檔案、找資料夾存放,想到就麻煩。

現在線上雲端筆記這麼多,我已經好幾年沒有主動寄出附加檔案的信件了,一切都在Notion解決,一個雲端連結生成之後,Line給對方,往後所有的更新都直接會是最新版在同一個連結當中,大家都不用再上傳檔案、下載檔案、存放檔案。


四、課表管理簡化

像是雲飛同時進行中的班級就有幾十個,如果每個班都要有一個word檔的課表,我們光搞那些檔案的更新、寄出就不用做其他事情了。

現在每個班都是一個固定的Notion頁面,裡面可以存放文字、照片、連結、甚至檔案,所有學生需要的資源就都在一起,進度相同的新班只要複製一個頁面給他們再微調就好,非常省事。


五、新生諮詢簡化

例如以前新學生私訊來詢問課程,我們會來回十幾個訊息,詢問對方程度、需求、背景、想要的上課時間…,總是會少問一些東西,為了一個資訊又要等對方回覆,事情無法推進。打電話來的更麻煩,電話接起來的時候現場可能很忙亂,講了半天結果沒留下對方的聯絡方式,再也聯絡不到。

於是我們就做出了一個新客戶需求表單,想問的事情全部列在上面,新客戶想諮詢課程一律先填表,再請數位強的同事把它連結到一個總表單,有人填單,資料自動會進去,我們以後很容易查詢,對方也不必一直被我們私訊打擾。


六、報價流程簡化

例如以前沒有一個固定的價目表,於是新學生來問價錢,我們就要先確認對方要上幾個小時的課、個人課還是團體課、實體課還是線上課、要不要買教材…,然後每個學生都會想到不同的細節問題,請假要算錢嗎?兩人團報有優惠嗎?如果我們沒有一個固定的回答範本,每次回答完自己都會忘記以前回答了什麼。

所以我們慢慢把一切事情都標準化起來,先有一個最初步的價目表,學生問價錢直接給價目表頁面連結,預算上可接受我們再談下一步。接著根據每次學生的問題,把常見問題累積在同一個頁面上,盡量做到以後都可以直接用這個頁面的連結去回答所有問題。


七、收費流程簡化

一句話,付錢給金流平台,讓學生刷卡報名,就這麼簡單。

我知道補教界還有很多老師是收現金、匯款的,甚至是拿學費袋給家長的。

如果你的學生數量是十幾二十個,或許還可以應付,但也就是因為如此,你的學生數量會很難衝上來,因為你根本無法管理。

一個匯款繳費的學生,代表你要請對方給你帳號後五碼、查帳、對帳、記帳,回覆對方確認收到,這樣才完成報名流程,順利的話,一個學生可能也要10分鐘。一個月有30個學生繳費,你就要花5小時在這個沒有產值的事情上面,而且還有可能出錯,再花時間來補救。

不如把3小時的鐘點費拿出來,付給金流公司,讓他們替你完成這些無聊瑣碎的流程,學生刷卡也不必還要打開網銀APP,小心翼翼地輸入帳號,還要給老師帳號後五碼等老師查帳。

雲飛的課程,目前只有兩種情況收現金:第一是學生一次繳一年費用,現金優惠價,我只要查帳一次;第二是繳費金額不同的插班生,系統建立一個新的刷卡頁面,跟查帳的麻煩程度差不多,所以匯款ok。

不要捨不得那個金流平台的費用,要先會花錢,就會賺更多錢,而且這樣也是在幫學生節省時間。而且,所有用金流平台收費的教學單位,都早就把成本放在學費裡面讓學生均攤了,你並不會因此少賺什麼錢,反而會賺到效率和時間。

說實在的,以上這七項,我從剛開始的亂七八糟,逐年進化到目前的版本,也走了八年。

是什麼讓我發現該跳出來從局外人的角度自我觀察、改變?主要有兩個,一是我學生多起來之後,發現做上課之外的事情耗掉我太多精神,壓縮到睡眠和備課時間;二是我去外面跨界進修,看到很多等級比自己高的講師如何做事業管理,向他們學習。

如果你在教學事業管理上感到有瓶頸、無限迴圈出不來,就要有意識地趕快跳出來看看外面的世界,你身邊最常接觸的5-6個人的平均值,大約就是你的狀態,你一直留在差不多的圈子,狀態也很難改變。

跳出來看看外面的世界,跟我當時一樣的做法是最快的:去進修一些不在自己領域內的技能,例如商業管理、身心靈、時間管理、高效工作術這些都很適合老師來進修。



我自己在2024年提供給老師的有兩個課程:

一、專屬於老師的線上讀書會,一個月一起深度討論一本書,借別人的眼睛幫自己讀書後更有感、更有行動力。想了解請點這裡

二、教育創業實戰系列課程,由我跟Claire老師,創業經驗加起來超過20年的人,幫助老師們將教學打造成個人事業。你不用把它想成很遙遠的創業,我們做的其實就是幫助你跳出來,檢視目前的工作盲點,一一擊破,讓你的教學,不再被那些莫名的卡點困住,而能轉化成一個長期陪伴你人生的事業。想了解請點這裡


希望2024年有機會透過這兩個服務幫到你。


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